Uvod
Za remote timove, interna komunikacija je učestali problem.
Prema HubSpot istraživanju 29% remote zaposlenika izjavilo je da su im manjak socijalne povezanosti i komunikacije s kolegama najveći problemi u radu.
Kada tvoj tim ne radi iz istog ureda potrebno je obratiti više pozornosti na kvalitetu njihove komunikacije. No, kako to izvesti? Kako uopće znati treba li tvom timu pomoć u komunikaciji?
U ovom članku donosimo ti 14 znakova da tvoj tim ne komunicira učinkovito i savjete kako to možeš popraviti.
1. Tvoj remote tim ima previše sastanaka
Kada radiš remote zna se dogoditi da samo skačeš sa sastanka na sastanak, bez pauze. No, ponekad to može biti znak loše komunikacije.
U većini poduzeća nema potrebe da timovi imaju sastanke više puta tjedno. Zapravo, većinu sastanaka bi mogao zamijeniti jedan email.
Prije nego dogovoriš još jedan sastanak, razmisli o tome gubiš li s tim sastankom previše vremena. Ako ne znaš je li sastanak nužan, pokušaj umjesto organiziranja sastanka napisati mail.
Također, razmisli moraju li svi članovi tvog tima biti na svakom sastanku. Ako ne, javi im da je sudjelovanje na sastanku opcionalno.
Uzmi u obzir i dužinu sastanaka. Potrudi se da sastanci budu što kraći i efektivniji i da se držite unaprijed zadane teme.
2. Zanemarujete govor tijela
Kada imaš sastanak preko videa, lako je zaboraviti na govor tijela. Razumijemo i zašto. Ako radiš od kuće, u opuštenijoj si atmosferi i opuštenijem raspoloženju nego kada si u uredu.
No, to što nisi fizički u uredu s kolegama, ne znači da možeš u potpunosti zaboraviti na govor tijela. Mali podsjetnik: ako ti je kamera uključena, tvoje kolege te i dalje vide. 🙃
Obrati pozornost na održavanje kontakta očima, držanje, i naravno, jasno izražavanje.
3. Članovi tima ne doprinose online sastancima
Znaš one sastanke na kojima uvijek pričaju samo isti ljudi, dok drugi samo šute?
To može značiti da nekim članovima tima nije dovoljno ugodno izražavati svoje stavove na timskim sastancima.
Naravno, uvijek će postojati ljudi koji su više introvertirani, i oni ekstrovertirani, što ponekad također utječe na njihovu angažiranost na sastancima.
No, ako misliš da zbilja imaš problem s angažiranošću svojih zaposlenika, imamo savjet za tebe. Super način da angažiraš sve članove tima u raspravu je da postaviš pitanje i ideš u krug kako bi svi članovi tima dali svoj odgovor.
4. Tvoj tim međusobno ne surađuje
Ako primjećuješ da tvoj tim ne surađuje, to može biti znak da se ne osjećaju dovoljno ugodno da kontaktiraju jedni druge.
Druga opcija je da jednostavno nemaju potrebne alate za uspješnu suradnju.
Ako još nisi, razmisli o uvođenju nekog alata za organizaciju zadataka, kao što je Trello. S takvim alatima tvoji zaposlenici mogu puno lakše surađivati, vidjeti tko radi na kojim zadacima te kome se mogu obratiti za pomoć.
5. Danima ne komunicirate
U nekim remote timovima može proći po nekoliko dana bez ikakve komunikacije. Iako se za introverte ovo čini kao idealni scenarij, to može biti znak da tvoj tim ne komunicira učinkovito.
Što više komuniciraš s ljudima u svom timu, to ćete imati više povjerenja jedni u druge. Ako imate redovnu komunikaciju, tvojim zaposlenicima će biti lakše kontaktirati svoje kolege kada trebaju nekakvu pomoć.
Cilj je stvoriti atmosferu u kojoj je članovima tvog tima ugodno komunicirati tijekom radnog dana – čak i ako je riječ o slanju smiješnog GIF-a u grupni chat.
Iako ne želiš spammati svoj tim s hrpom poruka svaki dan, redovna komunikacija je važna za održavanje opuštene i prijateljske atmosfere u timu.
6. E-mailovi koje šaljete su prekomplicirani
E-mailovi trebaju biti jednostavni, jasni i konkretni. Ako je e-mail koji pišeš prekompliciran i predugačak, možda je bolja opcija zakazati sastanak.
Za efektivnu komunikaciju važno je znati koji kanal koristiti u kojoj situaciji. Nekad je e-mail sasvim dovoljan, ali nekad trebaš zakazati sastanak.
7. Sastanci tvog remote tima nemaju strukturu
Ako vaši sastanci nemaju dnevni red ili strukturu, teško je da će komunikacija na sastanku biti efektivna.
Sastanci trebaju biti organizirani i unaprijed planirani kako bi bili produktivni. Dnevni red sastanka će ti pomoći da se dotaknete svih bitnih tema i ne gubite vrijeme na nevažne stvari. Ako je moguće, dnevni red pošalji zaposlenicima prije sastanka, kako bi na sastanak svi mogli doći spremni.
8. Tvoj tim ne koristi “Working with me” dokumente
Svaki član tvog tima bi trebao imati “Working with me” dokument koji opisuje njegove radne navike, očekivanja i interese.
Ovaj tip dokumenta će ti pomoći da upoznaš svoj tim i naučiš kako efektivnije komunicirati sa svakim članom svog tima.
Osim toga, ti dokumenti mogu biti super način da se članovi tvog tima međusobno bolje upoznaju.
9. Nemate pravila komunikacije
Kako bi tvoj tim mogao komunicirati efektivno, važno da je znate kada je tko dostupan. To znači da bi svi trebali popuniti svoj raspored u Google calendar ili javiti svoje radno vrijeme na Slack. Bez obzira na to koji alat koristite, važno je da svi sudjelujete u ovom koraku i poštujete donesena pravila.
Također, dobra ideja je da napišete svoja očekivanja u vezi mailova. Ako šalješ email za koji ne trebaš odgovor, napomeni to na kraju maila. S druge strane, ako ti je važno da dobiješ odgovor što prije, napomeni i to.
Uz jednostavna pravila poput ovih i jasno komuniciranje svojih očekivanja, komunikacija u tvom timu će biti puno bolja.
10. Članovi tvog tima nemaju povjerenja jedni u druge
Ako u tvom timu nema povjerenja, neće biti ni efektivne komunikacije.
Razumijemo da je u remote timovima teže izgraditi atmosferu u kojoj se svi osjećaju uključeno i povezano. Ali kada se ljudi ne osjećaju sigurno, bit će im teže izraziti svoje mišljenje.
Za lakšu izgradnju osjećaja povjerenja u timu, potrudi se da se svi zaposlenici osjećaju uključeno u sastancima te da svi imaju priliku izraziti svoje stavove.
Postavljaj specifična pitanja i saslušaj stavove svih zaposlenika.
11. Ne izražavate zahvalnost i poštovanje jedni prema drugima
Stvaranje kvalitetnih odnosa je najvažnije za uspješnu komunikaciju.
Jedan od najboljih načina za izgradnju kvalitetnih odnosa je iskazivanje zahvalnosti jedni drugima. Na primjer, članovi tvog tima trebali bi rado čestitati jedni drugima na uspjesima u grupnom chatu.
Pokazivanje zahvalnosti i poštovanja sigurno će poboljšati energiju u tvom timu.
12. Menadžeri prerađuju rad svojih zaposlenika
Ako si ti jedan od onih menadžera koji prepravljaju rad svojih zaposlenika, to znači da ne komuniciraš efektivno sa svojim zaposlenicima.
Ako ti zaposlenici učestalo šalju svoje radove s greškama, možda zadaci koje im zadaješ nisu dovoljno jasno objašnjeni.
Menadžeri koji prepravljaju rad svojih zaposlenika često se ne osjećaju dovoljno ugodno, ili jednostavno ne znaju kako reći svojim zaposlenicima da zadatak nije obavljen prema očekivanjima.
Dakle, problem je ponovno u komunikaciji. I jedini način na koji to možeš popraviti je… tako je, češćom i jasnijom komunikacijom.
13. Zadaci vam često propadaju
Znaš one zadatke koji jednostavno padnu u vodu? Ili se toliko oduže da zaboraviš gdje ste stali s određenim projektom?
Ako ti se to često događa, znači da je vrijeme da uvedeš bolji alat za project management, i još jednom, poboljšaš komunikaciju u svom timu.
Project management alati su od velike pomoći za svaki tim. Oni ti pomažu da vidiš u kojoj fazi je koji projekt, tko na njemu radi i što je čiji zadatak. Ako ih još uvijek ne koristiš, onda je definitivno vrijeme da pronađeš onaj koji će tvom timu najbolje odgovarati.
14. Članovi tvog tima se prečesto mijenjaju
Ako se članovi u tvom timu prečesto mijenjaju, jedan od razloga također može biti loša komunikacija.
Ako je ovo tvoja situacija, savjetujemo ti da popričaš sa svojim timom i pokušaš vidjeti u čemu je problem i kako to možete poboljšati.
Zaključak
Iako remote rad otežava komunikaciju, postoje razne metode koje ti mogu pomoći da bolje uskladiš komunikaciju svog remote tima. Nadamo se da ti je ovaj članak pomogao utvrditi ima li tvoj remote tim probleme u komunikaciji i kako ih možeš riješiti.
